La traducción literal de la palabra workflow al castellano es “flujo de trabajo”. De esta manera, un workflow se puede definir como la automatización de los flujos del trabajo de una forma esquematizada. Esto es muy útil ya que sirve para automatizar y hacer más simples las tareas del día a día. Con ello, se consigue que el trabajo sea más eficiente.
Si lo enfocamos hacia el mundo del marketing digital, un workflow es la planificación de acciones de marketing de forma automatizada cuyo objetivo es que de forma automática se determine qué contenido ofrecer a cada usuario y establecer qué tipo de comunicación realizar con él. Así se podrá ahorrar dinero y tiempo.
Un ejemplo de workflow puede ser que cuando un usuario realiza una compra, se le envía un correo de agradecimiento. Si esto lo hace una persona de forma manual cada vez que alguien compra en una web, no daría a basto con todo. Tendría que estar monitorizando todas las compras, redactando de forma personalizada el correo, etc. De ahí, la importancia de contar con un workflow que te ayude a que esto se haga de forma automática.
¿Cómo funciona un workflow?
Pero, ¿cómo funciona un workflow? Para empezar, es imprescindible que se den como mínimo estas dos condiciones para que entre en juego un workflow:
- Partir de una condición previa. Un workflow arranca a partir de una condición previa, como puede ser una acción del usuario (visitar nuestra página web, rellenar un formulario, realizar una compra, etc.).
- Crear acciones para responder a esa situación. Después de la acción del usuario, se genera una respuesta. Puede ser envío de correos, envío de SMS, etc.
Es necesario contar con una herramienta que ayude a automatizar las acciones que se van a llevar a cabo. Por norma general, suele tratarse de un software de automatización del marketing. Con esta herramienta, se pueden definir los mensajes personalizados que se van a enviar y programar qué se va a mandar a cada uno de los usuarios. Además, también se puede programar el envío de forma periódica de newsletters, correos y más cosas que pueden ser de utilidad para el usuario.
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